PowerPoint Präsentation erstellen - ganz einfach

Morgen soll das neue Produkt dem Kunden vorgestellt werden, und Ihr Vertrieb braucht noch "quick' n easy" eine vernünftige Präsi? Mit ein bisschen Vorbereitung ist gutes Präsentationsdesign kein Problem! Wenn Sie auf die folgenden wenigen Dinge achten, dann wird bei Ihrer Präsentation nichts mehr schiefgehen – egal wie simpel, kreativ oder außergewöhnlich Ihr Präsentationsdesign sein soll.

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Präsentationsapplikationen auf dem Markt, die jeweils ihre eigenen Vorzüge und Besonderheiten bieten. Zu den bekanntesten gehören Prezi, das für seine dynamischen und nicht-linearen Präsentationsstile bekannt ist, Luxus, das mit seinen hochwertigen Designvorlagen punktet, und Keynote, das besonders bei Mac-Nutzern beliebt ist. Trotz dieser Vielfalt bleibt PowerPoint die am häufigsten genutzte Anwendung, da sie durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die breite Verfügbarkeit überzeugt. Aufgrund ihrer Beliebtheit und Funktionalität möchten wir Ihnen hier einige einfache, aber effektive Tipps an die Hand geben, um Ihre Präsentationen mit PowerPoint zu optimieren. Diese Tipps sind nicht nur in unserer Broschürencheckliste enthalten, sondern können auch direkt in Ihre Präsentationen integriert werden, um deren Wirkung zu maximieren und Ihre Botschaft klar und überzeugend zu vermitteln.

Wofür ist die Präsentation?

Überlegen Sie sich zunächst, auf welchem Medium Sie die Präsentation ausgeben möchten, da dies einen erheblichen Einfluss auf das Design und die technische Umsetzung Ihrer Präsentation haben kann. Der Klassiker ist natürlich die Projektion über einen Beamer in einem Besprechungsraum, wo Sie die Möglichkeit haben, Ihre Inhalte in einem formellen Umfeld zu präsentieren. Diese Methode eignet sich besonders gut für größere Gruppen und ermöglicht es Ihnen, direkt auf Fragen und Anmerkungen des Publikums einzugehen. Alternativ können Sie die Präsentation über einen Monitor im Eingangsbereich Ihres Unternehmens abspielen lassen, was eine hervorragende Möglichkeit bietet, Besucher und Kunden bereits beim Betreten Ihres Unternehmens mit wichtigen Informationen zu begrüßen. Diese Option ist ideal für kontinuierliche Präsentationen, die den ersten Eindruck verstärken sollen. Auf einem Messestand hingegen kann die Präsentation dazu dienen, die Aufmerksamkeit der Messebesucher zu gewinnen und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in einem dynamischen Umfeld zu präsentieren. Hierbei ist es wichtig, dass die Präsentation visuell ansprechend und leicht verständlich ist, um in der oft hektischen Atmosphäre einer Messe hervorzustechen. Je nach Ausgabemedium sollten Sie die Folienvorlagen anpassen, indem Sie das passende Seitenverhältnis wie 16:9 oder 4:3 wählen und entscheiden, ob die Präsentation im Quer- oder Hochformat besser zur Geltung kommt. Diese Anpassungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Präsentation auf dem gewählten Medium optimal dargestellt wird und die gewünschte Wirkung erzielt.

Erstellen Sie einen Folienmaster

Bevor Sie mit der eigentlichen Präsentationserstellung beginnen, können Sie sich mit dem Folienmaster eine Designvorlage schaffen, die dann auf alle weiteren Folien angewendet werden kann. So erreichen Sie ein durchgängiges, einheitliches Erscheinungsbild in der gesamten Präsentation. Für die verschiedenen Vortragselemente können Sie unterschiedliche Vorlagen schaffen, die Sie dann stets anwenden können, zum Beispiel Trennfolien, um Kapitel sichtbar zu unterteilen. Beschränken Sie sich dabei aber auf einige wenige unterschiedliche Folien, damit die Präsentation insgesamt nicht zu unruhig wirkt.

Farben und Design in der Präsentation

Achten Sie darauf, dass Sie einen eher dunklen Hintergrund für die Präsentation wählen, denn helle Farben werden oft durch die Strahlkraft des Beamers nicht richtig oder im schlimmsten Fall gar nicht wiedergegeben. Die gewählten Farben sollten auch die Farben Ihres Corporate Designs sein, damit nicht nur an Ihrem Logo, sondern an der gesamten Präsentation Ihr Unternehmen erkennbar ist. Deshalb ist es nicht ratsam, eine vorgefertigte Designvorlage zu wählen. Zum einen sind die vorgefertigten Designs oft auch als solche zu erkennen, und zum anderen geben sie in Farben, Form und Schriften nicht das Branding Ihres Unternehmens wieder. Außerdem sollte das Design zu der Botschaft passen, die Sie vermitteln wollen.

Welche Schriften sind am geeignetsten für Präsentationen?

Für die Schriftfarben gelten die gleichen Empfehlungen wie für die Folienfarben. Nicht zu hell, sondern lieber kräftige, satte Farben – je nachdem natürlich, welchen Hintergrund Sie gewählt haben. Bei der Auswahl der Schriftart sollten Sie große Sorgfalt walten lassen, denn nichts ist schlimmer als eine „zerschossene“ Präsentation, weil die Schriften nicht auf dem Wiedergabecomputer installiert sind. Im Zweifel sollten Sie deshalb auf außergewöhnliche Schriftarten verzichten und auf vorinstallierte Standardschriften zurückgreifen. Setzen Sie maximal drei bis vier unterschiedliche Schriftgrößen ein, damit die Präsentation nicht zu unruhig wirken.

Formen und Diagramme verständlich gestalten

Wenn Sie planen, Formen in Ihre Präsentation zu integrieren, sollten Sie darauf achten, dass diese sowohl im Design als auch in der Farbgebung Ihrer Corporate Identity entsprechen. Dies ist entscheidend, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten, das Ihre Marke klar und konsistent repräsentiert. Diese Regel gilt nicht nur für einfache Formen, sondern auch für komplexere Elemente wie Grafiken oder Flussdiagramme. Bei der Gestaltung von Grafiken und Diagrammen ist es wichtig, sie so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. Ein minimalistisches Design hilft dabei, dass die Informationen schnell und mühelos vom Publikum erfasst werden können. Vermeiden Sie überflüssige Details, die ablenken könnten, und konzentrieren Sie sich darauf, die wesentlichen Daten klar und prägnant darzustellen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation nicht nur optisch ansprechend, sondern auch inhaltlich effektiv ist, indem sie die Aufmerksamkeit der Zuschauer auf die wichtigsten Punkte lenkt.

Bilder oder Fotos einbinden

Mit guten Fotos lassen sich einzelne Aussagen Ihrer Präsentation unterstreichen oder vertiefend erläutern. Achten Sie auf eine hervorragende Qualität der Aufnahme, damit bei der Projektion das Foto brillant wiedergegeben wird und auch Details noch gut zu erkennen sind. Sie können innerhalb von PowerPoint die Fotos bearbeiten und in der Größe zuschneiden; empfehlenswerter ist allerdings eine professionelle Bildbearbeitungssoftware.

„How to“ präsentieren!

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, sich bei den Folieninhalten auf das Wesentliche zu beschränken. Erläutern Sie die Grafiken lieber ausführlich und geben Sie vielleicht ein weiteres Beispiel. Ihre Zuschauer können Ihnen dann zuhören und gleichzeitig die (einfache) Grafik verstehen. Deshalb ist das Credo für die gesamte Präsentation: Weniger ist mehr! Klare, kurze und leicht verständliche Sätze! Gut eingesetzte Animationen und so wenige Folien wie möglich.

Handout

Falls Sie ein Handout Ihres Vortrags zu Verfügung stellen möchten, sollten die Fotos auch in ausreichender Qualität für den Druck integriert sein. Am besten fertigen Sie eine zweite Version Ihres Vortrags an, um für den Druck helle Hintergründe der Folien anzulegen.

Fazit

Mit einigen gezielten Maßnahmen können Sie rasch eine überzeugende Präsentation erstellen, die sowohl Ihr Produkt als auch Ihr Vertriebsteam ins beste Licht rückt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen durch die Corporate Identity und Designelemente klar erkennbar ist und die Präsentation nicht überladen wirkt. Bei Interesse könnten Sie auch innovative Präsentationstechniken wie Pecha Kucha, die Lawrence Lessig-Methode oder die Takashi-Methode in Betracht ziehen.