Wie briefe ich meine Werbeagentur?

Die fünf W-Fragen kennt ja eigentlich jeder. Sollte man zumindest im Erste-Hilfe-Kurs schon mal gehört haben. In einem Notfall fragt die Feuerwehr: „Wer ruft an?, was ist passiert?, wo ist es?, wie viele Verletzte?“ und dann muss man „warten“ auf Rückfragen! Die fünf Ws kann man sich prima merken, und sie sind im Notfall ein kleiner Leitfaden, an dem man sich entlang hangeln kann. Kein echter Notfall, aber „brennen” tut es in jedem Unternehmen mal, wenn zum Beispiel vor der Messe noch schnell die Produktdatenblätter aktualisiert werden müssen, ein neuer Kollege vor dem Kundentermin neue Visitenkarten braucht oder ein Mailing rausgehen muss. Sie stellen sich vielleicht jetzt die Frage: „Wie briefe ich meine Werbeagentur“, damit ich meine Sachen so schnell wie die Feuerwehr bekomme?

So briefen Sie Ihre Werbeagentur

Sie werden es schon vermuten: Auch eine Werbeagentur stellt die fünf W-Fragen, damit sie so viel wie möglich über die Wünsche und Ideen zu der Aufgabenstellung ihrer Kunden erfährt. Neben den klassischen Unternehmensinformationen, die dazu beitragen, sich ein Gesamtbild des Unternehmens und die Produktpalette zu verschaffen, benötigen Werbeagenturen für das gewünschte Projekt detailliertere Informationen, um ein adäquates Ergebnis schaffen zu können. Sammeln Sie deshalb für das erste Briefing alle wichtigen Informationen und Beispiele, die für das Projekt benötigt werden. Folgende W-Fragen kommen bei einem Agenturbriefing zur Sprache:

1. Was ist das Projekt?

Zunächst muss das gewünschte Projekt grob umschrieben werden. Dabei sollten Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich formulieren. Daraus ergibt sich meist schon, wie die Werbeagentur Sie in diesem Projekt am besten unterstützen kann und welche Dinge noch benötigt werden. Ein Corporate Guide ist immer sehr hilfreich für die Umsetzung, und vielleicht gibt es schon bestehendes Material, mit dem gearbeitet werden kann.

2. Was soll mit dem Projekt erreicht werden?

Bei der Durchführung dieses Projekts haben Sie sicherlich ein Ziel vor Augen. Sollen mehr Leads generiert werden oder soll die Marke oder ein neues Produkt bekannt gemacht werden? Welches konkrete (Marketing-)Ziel soll mit diesem Projekt erreicht werden? Diese Informationen sind wichtig, um das Projekt im Gesamtzusammenhang richtig zu verstehen und daraus geeignete Ideen ableiten zu können. Genauso wichtig wie das Ziel ist die Kernbotschaft. Was soll in diesem Projekt vermittelt werden, damit das Ziel erreicht werden kann? Zudem sollte auch darüber gesprochen werden, ob und wie die Zielerreichung gemessen werden kann, um eine gewisse Kontrolle im Projekt zu bekommen. Bei Onlineprojekten ist ein geeignetes Reporting allerdings einfacher umzusetzen als bei Printprodukten.

3. Wen möchte ich mit dem Projekt erreichen?

Abhängig von dem Projektziel und der Kernbotschaft soll natürlich auch eine bestimmte Zielgruppe oder genauer gesagt eine Buyer Persona erreicht werden. Ist diese bekannt und definiert, kann man sehr spezifische Ideen für die Umsetzung des Projekts für jede Phase der Customer Journey entwickeln. Ist das Produkt im B2B- oder B2C-Bereich angesiedelt? – Dementsprechend sollte auch die Buyer Persona angesprochen werden. Die Werbeagentur kann Ihnen in einem Workshop auch helfen, die Zielgruppe einzugrenzen und eine Buyer Persona zu bestimmen.

4. In welchem Zeit- und Budgetrahmen soll das Projekt stattfinden?

Gibt es schon ein Timing für Ihr Projekt? Soll das Projekt für eine Messe oder eine Veranstaltung fertiggestellt werden. Gibt es zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Marken Relaunch? Mit detaillierten Zeitvorgaben lassen sich Projekte besser terminieren und es können entsprechende Ressourcen dafür eingeplant werden. Ebenso ist es gut wenn der Budgetrahmen feststeht, um zu prüfen, in welchem Umfang das Projekt damit realisiert werden kann.

5. Welche Besonderheiten gibt es zu beachten?

Gibt es einen Konkurrenten, der bei dem Projekt mit im Auge behalten werden muss? Wenn es zum Beispiel um die Farbwahl oder das Aussehen des Logos oder Schriftzugs geht. Gibt es bestimmte Betriebsstrukturen oder Distributionswege zu beachten, die bei der Vermarktung des Produkts oder der Dienstleistung eine Rolle spielen? Gibt es andere Dienstleister, mit denen zusammengearbeitet werden soll? Alle Besonderheiten sind wichtige Informationen, um das Projekt richtig umzusetzen.

Sind in dem Briefing-Meeting alle diese Fragen beantwortet worden, kann auf dieser Basis ein Angebot mit entsprechenden Maßnahmen erstellt werden. Meist ergeben sich auch Vorschläge für weiterführende Projekte. Ein darauffolgendes Re-Briefing vonseiten der Agentur bringt Klarheit, ob die Wünsche des Kunden richtig verstanden worden sind oder ob es noch Änderungen geben soll.

Dies ist natürlich jetzt die Darstellung eines umfassenden Briefings für ein neues Projekt. Arbeitet man schon länger vertrauensvoll mit einer Werbeagentur zusammen, können Projekte schnell und einfach umgesetzt werden, da CI-Vorlagen oder Unternehmensinformationen und Wettbewerbsinformationen bereits vorliegen und die Produktpalette oder Dienstleitung schon bekannt ist.

Fazit zum Agenturbriefing

Also merken wir uns die fünf W-Fragen! Je besser Sie Ihr Briefing darauf vorbereiten und alle Informationen sammeln, desto einfacher und schneller kann die Werbeagentur Ihre Wünsche umsetzen. Sie werden sehen, dass die Kommunikation mit der Werbeagentur richtig gut klappt. Und falls Ihnen die richtigen Wörter fehlen, lesen Sie doch unseren Artikel: Das Wording in einer Werbeagentur. Und ich melde mich jetzt erst mal zu einem Erste-Hilfe-Auffrischungskurs an, damit ich die fünf W-Fragen im Notfall wieder vor Augen habe!