Haben Sie schon mal die Kindernachrichtensendung »Logo« angeschaut? Das sind tagesaktuellen Nachrichten einfach erklärt und oft grafisch so aufbereitet, dass Kinder selbst schwierige politische Zusammenhänge gut verstehen können – auch für Erwachsene sehenswert ;-). Diesen Anspruch haben auch komplexe Geschäftsberichte, denn Daten müssen auch hier verständlich (nicht nur für Experten) und ansprechend aufbereitet werden. Was Sie beachten müssen, wenn Sie eines Jahresberichts erstellen möchten und wie Sie ein innovatives Design entwickeln, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Ein Geschäfts- oder Jahresbericht, oder auch Annual Report hat vorrangig die Aufgabe, alle Menschen, die an dem Unternehmen beteiligt sind, über den Geschäftsverlauf des letzten Jahres zu informieren. Dazu zählen zum Beispiel neben den Inhabern, die Kapitalgeber und Aktionäre, aber auch die Mitarbeiter und ganz wichtig die potenziellen Investoren. Da nicht alle Beteiligten gleichermaßen im Thema des Unternehmens zu Hause sind, ist es wichtig, auf eine nachvollziehbare Art und Weise die Daten so aufzubereiten und den Geschäftsbericht erstellen, dass er für alle verständlich ist.
Der Geschäftsbericht ist zudem ein wichtiges Imagemedium, da nicht nur die Zahlen und Fakten auf den Tisch kommen, sondern auch spannende Projekte und Marketing relevante Highlights des vergangenen Jahres sowie der Unternehmensgeist im Jahresbericht mit transportiert und kommuniziert wird. Das kann nicht nur rein textlich, sondern durch ein entsprechendes Designkonzept umgesetzt werden.
Der Unterschied zwischen einem Jahresabschluss und einem Geschäftsbericht liegt in ihrer jeweiligen Funktion und Zielgruppe. Während der Jahresabschluss hauptsächlich die finanzielle Situation des Unternehmens darstellt und gesetzlichen Vorschriften entsprechen muss, dient der Geschäftsbericht dazu, alle Stakeholder über den Unternehmensverlauf zu informieren und das Image des Unternehmens zu präsentieren. Der Geschäftsbericht umfasst neben finanziellen Daten auch Marketing-Highlights und Projektberichte, die den Unternehmensgeist widerspiegeln. Durch ein ansprechendes Design und eine klare Struktur wird der Bericht nicht nur optisch ansprechend, sondern auch leicht verständlich für alle Leser. Daher ist es wichtig, bei der Erstellung eines Geschäftsberichts sowohl auf den Inhalt als auch auf das Design zu achten, um ein aussagekräftiges und professionelles Dokument zu präsentieren.
Einige Komponenten sind verpflichtend, andere hingegen nicht. Welche Elemente in den Jahresbericht mit aufgenommen werden, hängt von dem jeweiligen Unternehmen ab.
Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) ist eine neue Richtlinie, die die bisherige Non-Financial Reporting Directive (NFRD) ersetzt. Diese Richtlinie soll die Berichterstattung über Nachhaltigkeit umfassender und transparenter machen. Für größere Unternehmen wird die Einhaltung der CSRD ab 2024 verpflichtend.
Auch wenn kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) nicht obligatorisch zur Nachhaltigkeitsberichterstattung verpflichtet sind, könnten sie dennoch davon profitieren. KMUs, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten, können freiwillig an der Nachhaltigkeitsberichterstattung teilnehmen. Dadurch können sie Wettbewerbsvorteile generieren, indem sie Transparenz und Verantwortungsbewusstsein demonstrieren.
Unternehmen müssen detaillierte Informationen zu ökologischen, sozialen und Governance-Aspekten (ESG) liefern. Diese Berichte sollen extern geprüft werden, um ihre Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Zudem müssen sie Risiken und Chancen im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit dokumentieren.
Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten KMUs relevante ESG-Themen identifizieren und eine interne Struktur zur Sammlung und Berichterstattung dieser Daten entwickeln. Schulungen für Mitarbeiter und möglicherweise die Einbindung externer Berater können ebenfalls hilfreich sein. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Berichte, sondern kann auch langfristige Wettbewerbsvorteile schaffen.
Das Design hat mehrere Aufgaben: Zum einen soll durch das Design das Unternehmen bestmöglich repräsentiert werden, zum anderen spielt das Design des Reports eine entscheidende Rolle für die „Lesbarkeit“. Wie schon Eingangs erwähnt ist es sehr wichtig, dass der Bericht leicht und gut zu erfassen ist. Potenzielle Investoren sind zum Beispiel oft noch nicht so tief im Thema des Unternehmens drin, sodass die Zahlen des Berichts verständlich aufbereitet werden müssen. Oftmals wird der Report auch nicht von vorne bis hinten durchgelesen, sondern quer von einem zum anderen Kapitel gesprungen. Er sollte optisch spannend aufbereitet sein und sich interessant für den Leser anfühlen, damit der Report überhaupt gelesen wird. Deshalb ist unter anderem ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis sehr wichtig.
Wichtige Elemente in Printmedien dabei sind Typografie, Farbe und die Bildsprache. Die Elemente sollten sich an das Corporate Design des Unternehmens anpassen.
Tipp 1 Typografie: Verwenden Sie eine Hauptschrift für den Report. Dabei können unterschiedliche Schriftstärken und Schriftschnitte sinnvoll sein, um verschiedene Schriftelemente (Fließtext, Bildunterschriften, Quellenangaben, Anmerkungen, Tabellen und Diagramme) im Bericht unterschiedlich darstellen zu können. Gut eignen sich dafür auch Schriftfamilien in denen verschiedene Schriftschnitte mit und ohne Serifen enthalten sind. Für Überschriften kann dann zum Beispiel eine etwas plakativer, eine serifenlose Schrift eingesetzt werden. Oft wird die Hausschrift, die im CI festgelegt ist verwendet, was natürlich grundsätzlich richtig ist. Überprüfen Sie aber, ob sich die Schrift für Fließtexte etc. eignet.
Tipp 2 Struktur: Eine übersichtliche Darstellung und eine gute Struktur sind, wie bereits erwähnt, sehr wichtig. Dies schafft man mittels Überschriften, Zwischentitel, eingefügten Bullet Points, Zitatebenen und auch Kapiteltrenner und Register. Durch den Einsatz dieser Elemente wird eine Abwechslung und Übersichtlichkeit und eine bessere Lesbarkeit innerhalb des Fließtextes geschaffen.
Tipp 3 Register: mithilfe von Registern wird eine hohe Schnelligkeit der Informationsauffindung gewährleistet. Gerade bei Jahresberichten, wo eventuell nur quergelesen wird, sind solche Registraturen sehr hilfreich. Das Register kann sich farblich an dem Corporate Design des Unternehmens orientieren.
Tipp 4 Kapiteltrenner: Die Unterteilung in Kapitel ist bei einem langen Bericht allein der Übersichtlichkeit natürlich zwingend notwendig. Kapiteltrennseiten werden oft genutzt, um ein für den Bericht entwickeltes Bild- der Designkonzept auszuspielen, z.B. Bilder und Statements von Mitarbeitern etc. Als Kapiteltrenner eignen sich auch Unterinhaltsverzeichnisse, Farbflächen oder farbige Hintergründe.
Tipp 5 Fotos: Verwenden Sie nur hochwertige Fotos. Professionelle Porträts der Geschäftsführung und des Managements vermitteln ebenfalls die Haltung des Unternehmens. Es müssen nicht zwingend klassische Porträts sein, sondern können auch jung und dynamisch rüberkommen – sie müssen zum Unternehmen und dessen Story passen.
Tipp 6 Diagramme und Tabellen: Ein wichtiger Bestandteil des Jahresberichts sind Zahlen und Fakten. Diese Sachverhalte können oftmals in Diagrammen besser dargestellt werden, als ein Text, es erklären könnte Diagrammen, lassen sich diese Kernpunkte auch viel schneller erfassen. Das Tabellenlayout sollte sich an der umfangreichsten Tabelle orientieren, damit das dann auf alle Tabellen angewendet werden kann. Für Tabellen gibt es oft auch extra spezielle Typo-Fonts. Außerdem kann man sich durch einen individuellen Designstil bei den Diagrammen und ungewöhnliche Lösungen für Infografiken wohltuend von den üblichen Excelgrafiken absetzen und so einen eigenständigen Unternehmensstil untermauern.
Diagramme und Schaubilder, Geschäftsbericht der GAG Immobilien AG
Tipp 7 Papierauswahl: Auch wenn man denken würde, dass das Papier bei einem Jahresbericht nicht das Wichtigste wäre, spielt es für die unterbewusste Wahrnehmung des Unternehmens eine große Rolle. Ein hochwertiges Papier mit schwerer Grammatur und schöner Haptik liegt viel wertiger in der Hand als einfaches, herkömmliches 80g Druckerpapier, sodass sich ein Unternehmen schon durch die Auswahl des Papiers von anderen abgrenzen kann – und im Idealfall als erfolgreich wahrgenommen wird.
Tipp 8 Bindung: Es gibt eine Vielzahl an Bindungen. Auch hier gilt wie bei der Papierauswahl, je hochwertiger die Bindung, desto professioneller ist der Unternehmensauftritt. Einen ausführlichen Artikel zu verschiedenen Arten von Bindungen finden Sie hier.
Planen Sie direkt parallel zur gedruckten Fassung eine online Version des Berichts. Viele Interessenten empfinden es heutzutage praktischer, einen Report unterwegs auf dem Tablett zu lesen. Für die Druckfassung und die Darstellung am Monitor müssen die Daten, wie etwa Bilder oder Hintergründe, anders aufbereitet werden. Außerdem hat man in der digitalen Version andere Möglichkeiten, etwa interaktive Elemente oder Videos einzubauen. Ein paar generelle Tipps für Broschüren halten wir in unserer Checkliste für Sie bereit: